Co zrobić, jeśli obsługa KSeF w mpFaktura nie działa?

1 KSeF nie działa w programie — od czego zacząć diagnostykę?

2 W jaki sposób wysłać fakturę do KSeF?

3 Komunikat „Kod 200" w KSeF — co oznacza?

Kod 200 to prawidłowa odpowiedź serwera, jednak brak kolejnych akcji programu świadczy o problemie z konfiguracją.

• Ustaw KSeF 2.0 ze schemą FA(3)
• Potwierdź, że wskazano środowisko produkcyjne
• Sprawdź poprawność uwierzytelnienia

4 Komunikat „Upłynął czas logowania w KSeF"

Na podpisanie pliku init.xml masz około 5 minut. Przygotuj profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany zanim klikniesz „Uwierzytelnij się".

5 Faktura odrzucona podczas walidacji KSeF

Sprawdź, czy:

• numery NIP sprzedawcy i nabywcy (oraz pozostałych podmiotów) nie zawierają myślników
• dane adresowe są kompletne (miejscowość, kod pocztowy, ulica)
• wybrano prawidłowy kraj nabywcy (dotyczy faktur zagranicznych)
• kwoty podane są z dokładnością do 2 miejsc po przecinku
• dokument posiada status: „Zatwierdzony"

Gdy faktura nie spełnia wymagań schemy KSeF FA(3), program wyświetla stosowny komunikat. Choć bywa sformułowany w języku technicznym, zawiera konkretną informację o tym, co wymaga poprawy. Aby skorygować fakturę — przywróć ją do edycji, wprowadź zmiany i ponownie zatwierdź.

6 Faktura z KSeF ma inny układ / tabelka się rozjeżdża

Standardowo faktury z KSeF wyświetlane są przy użyciu transformaty udostępnionej przez MF. Ma ona układ poziomy i nie jest przystosowana do drukowania, choć zawiera pełne dane dokumentu.

W aktualnych wersjach programu dostępny jest szablon obsługujący KSeF w pionowym układzie strony, lepiej nadający się do wydruków. Zmianę szablonu wykonasz z poziomu okna podglądu faktury — dolne menu „Opcje".

7 Faktura z KSeF nie zawiera kodu QR

Kody QR nie wchodzą w skład pliku XML — są generowane dopiero po przesłaniu dokumentu do KSeF. Domyślna transformata (wizualizacja) ich nie prezentuje. Udostępniliśmy nowy szablon wydruku z kodami — szczegóły w pkt 6.

Powyższe odnosi się do faktur zaimportowanych z KSeF. Dla faktur wystawionych w programie stosowany jest dotychczasowy szablon, w którym wprowadziliśmy poprawki zapewniające wyświetlanie kodów QR. Jeśli ich nie widzisz, zweryfikuj:

• czy nie używasz własnego (wcześniej edytowanego) szablonu — w takim przypadku zmiany nie są nanoszone automatycznie; zaktualizuj szablon ręcznie lub przełącz się na domyślny.
• Kod QR 1 (dostęp do faktury) pojawia się po wysłaniu dokumentu do KSeF lub po utworzeniu faktury offline. Dokumenty w trakcie edycji, które nie trafiły do KSeF, nie posiadają tego kodu.
• Kod QR 2 (wyłącznie faktury offline) nie będzie widoczny na dokumencie wysłanym do KSeF bez uprzedniego utworzenia go w trybie offline.

8 Błąd transportu HTTP (12175)

Komunikat wskazuje na problem z połączeniem z serwerem KSeF. Możliwe przyczyny:

• Tymczasowa niedostępność serwera MF
• Blokowanie połączenia przez antywirusa lub zaporę sieciową
• Problem z połączeniem internetowym
• Niezaktualizowany lub niewspierany system operacyjny

Odczekaj chwilę i spróbuj ponownie. Sprawdź ustawienia zapory sieciowej.

9 Faktura odrzucona — „nieprawidłowy XML"

Ten komunikat oznacza, że dokument nie przeszedł walidacji względem schemy KSeF FA(3). Rozwiązanie znajdziesz w → pkt 5: Faktura odrzucona podczas walidacji KSeF.

10 Import faktur z KSeF nie działa

Jeśli import faktur z KSeF nie przebiega prawidłowo, sprawdź kolejno:

• czy wyznaczono użytkownika uprawnionego do pobierania dokumentów z KSeF
• czy ten użytkownik przeprowadził uwierzytelnienie z poziomu programu
• czy użytkownik wygenerował certyfikat (lub wczytał certyfikat ze strony MF) i wskazał go w polu: „Automatyczne uwierzytelnienie"
• czy użytkownik posiada uprawnienie do odbierania faktur — osoba z uprawnieniami pierwotnymi z wniosku ZAW-FA ma prawo zarządzania uprawnieniami, ale nie odbierania dokumentów; musi je nadać (również sobie!)
• czy zaznaczono opcję: „Importuj faktury zakupowe z KSeF" i podano datę początkową importu

Program łączy się z KSeF cyklicznie — domyślnie nie częściej niż raz na godzinę. Po sprawdzeniu powyższych punktów należy poczekać. Upewnij się, że program pozostaje uruchomiony.

Pomocne mogą być logi: Zarządzanie → Logi systemowe — szukaj wpisów „Synchronizacja KSeF". Kliknij dwukrotnie, by zobaczyć szczegóły synchronizacji i ewentualne błędy.

11 Problem z uwierzytelnianiem — komunikat „login.signedXml"

Ponów próbę uwierzytelnienia. Jeśli błąd występuje ponownie, sprawdź:

• czy pobrany plik signed podpisałeś jednokrotnie. Uwaga: pliku nie wolno podpisywać ponownie — w razie potrzeby musisz pobrać nowy.
• czy od momentu pobrania pliku do jego wczytania nie upłynęło więcej niż 5 minut — wyzwanie autoryzacyjne ma ograniczoną ważność.
• czy NIP Twojej firmy nie zawiera myślników, spacji ani przedrostka PL
• jeśli wcześniej korzystałeś ze środowiska testowego lub demo — upewnij się, że przełączono na środowisko produkcyjne
• w przypadku podpisu kwalifikowanego — sprawdź, czy wybrano podpis „otaczający"; podpisy „zewnętrzne" nie są akceptowane.

12 Data początkowa importu z KSeF ciągle się przesuwa

Przesuwanie się daty świadczy o prawidłowej pracy programu. Data aktualizuje się wraz z postępem importu i wskazuje dzień, do którego dokumenty zostały pobrane. Import odbywa się cyklicznie, „w paczkach" — dlatego dotarcie do daty bieżącej może zająć pewien czas.

13 Po opłaceniu faktury z KSeF wyświetla się informacja o niedopłacie

Faktury przesyłane przez KSeF nie muszą obejmować opłat dodatkowych naliczanych przez wystawcę, takich jak raty za sprzęt czy naliczone odsetki. Jest to specyfika systemu KSeF, a nie błąd programu.

14 Rozbieżności kwot na fakturze kosztowej utworzonej z importu KSeF

Schema FA(3) przewiduje liczne pola, dla których program nie ma bezpośrednich odpowiedników. Ponadto różne systemy księgowe mogą odmiennie zaokrąglać (a nawet obcinać) kwoty na dokumentach.

Przy tworzeniu faktury kosztowej na podstawie dokumentu z KSeF program przelicza wartości według własnych algorytmów i uwzględnia wyłącznie obsługiwane pola. Stąd mogą wynikać różnice. Pracujemy nad jak najlepszą obsługą tego procesu.

15 Uwierzytelnienie przy użyciu certyfikatu z aplikacji Ministerstwa Finansów

16 Komunikat „KEY IS BROKEN"

• Najczęstsza przyczyna: błędne hasło — zweryfikuj je dokładnie
• Gdy hasło jest poprawne → wygeneruj nowy certyfikat w aplikacji MF

17 PAdES a XAdES — który podpis jest wymagany przez KSeF?

• PAdES — przeznaczony wyłącznie dla plików PDF. Nie spełnia wymagań KSeF
• XAdES — format uniwersalny, wymagany przez KSeF. Podpis musi być wewnętrzny (otaczający)

18 Jak włączyć automatyczne uwierzytelnianie w KSeF?

Samo przeprowadzenie uwierzytelnienia nie oznacza automatycznego łączenia z KSeF. W zakładce Użytkownik wskaż odpowiedni certyfikat w polu „Automatyczne uwierzytelnianie".

19 Tworzenie faktur w trybie offline

20 Jak importować faktury zakupowe z KSeF?

Ustawienia → Import z KSeF → zaznacz import faktur zakupowych → wskaż datę początkową.

Pobrane dokumenty znajdziesz w: Sprzedaż i zakup → Import KSeF. Na ich podstawie możesz utworzyć fakturę kosztową lub zakupową.

21 Dlaczego data początkowa importu się zmienia?

To zamierzone działanie. Program automatycznie aktualizuje datę, aby nie weryfikować ponownie już zaimportowanego zakresu dokumentów.

22 Konfiguracja KSeF w spółce (wniosek ZAW-FA)

1. Złóż wniosek ZAW-FA do urzędu skarbowego
2. Nadaj uprawnienia pozostałym osobom — w tym również sobie
3. Każda uprawniona osoba uwierzytelnia się standardową procedurą

23 Jak korzystać z logów systemowych?

Narzędzia → Logi systemowe → wybierz interesujący wpis → Raport zmian.

Nie znalazłeś rozwiązania?

W związku z wejściem KSeF w życie nasza infolinia jest obecnie bardzo obciążona — czas oczekiwania na połączenie jest znacznie wydłużony. Przepraszamy za utrudnienia.

Jeśli nie udało Ci się rozwiązać problemu, obejrzyj film instruktażowy — krok po kroku pokazuje konfigurację KSeF, uwierzytelnienie i wysyłkę faktur.

Jeśli nadal potrzebujesz pomocy — napisz do nas:

pomoc@binsoft.com.pl

W wiadomości koniecznie podaj:

• nazwę i wersję programu
• NIP swojej firmy
• zrzuty ekranu demonstrujące problem — najlepiej pełne, nie wycinki ekranu (jak zrobić zrzut →)
• pełną treść komunikatu błędu (lub jego zrzut ekranu)
• jeśli problem dotyczy konkretnej faktury — prześlij ją w formacie KSeF XML (zaznacz fakturę na liście, prawy przycisk myszy → KSeF → Zapisz do pliku)
• opis kroków, które wykonujesz