Faktura końcowa do faktury zaliczkowej
Możliwość generowania faktur zaliczkowych to jedna z funkcji, o które często pytają klienci szukający oprogramowania do obsługi sprzedaży. Przekazywanie części zapłaty na poczet wykonanej usługi lub dostawy jest częstą praktyką w codziennym funkcjonowaniu zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności o charakterze usługowym. Kiedy wystawić fakturę zaliczkową? Czy faktura końcowa do faktur zaliczkowych jest potrzebna? Jak wygenerować zaliczkę?
Faktura zaliczkowa
W jakiej sytuacji należy wygenerować fakturę zaliczkową?
Obowiązek wygenerowania faktury zaliczkowej spoczywa na przedsiębiorcy w przypadku otrzymania zaliczki na poczet wykonania danych usług lub dostawy towarów, ale nie tylko. De facto wygenerowanie faktury zaliczkowej jest konsekwencją otrzymania przedpłaty, bez względu na jej rodzaj. Obejmuje więc także różnego typu zadatki, raty i inne formy częściowego rozliczenia się z zamawiającym.
Kiedy należy wygenerować fakturę zaliczkową?
Podczas wystawiania faktury zaliczkowej należy pamiętać o dwóch kwestiach:
- Fakturę zaliczkową należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od kontrahenta.
- Jednocześnie faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności.
Faktura zaliczkowa a podatek
Otrzymanie części zapłaty za dany towar lub usługę nakłada na podatnika obowiązek uiszczenia podatku. Mówimy o podatku od otrzymanej w danym momencie kwoty. Nie ma zaznaczenia, czy kwota obejmuje całą wartość zamówienia, czy zaliczkę na poczet jego realizacji, klientowi, który prowadzi działalność gospodarczą, należy wystawić fakturę zaliczkową. Mówi o tym Art. 19a. - Ustawa o podatku od towarów i usług (lexlege.pl).
Zwolnienie z VAT a faktura zaliczkowa
Jeśli jesteś zwolniony z VAT-u (nie jesteś vatowcem), nie masz obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Natomiast warto by w jakiś sposób udokumentować otrzymaną przedpłatę. Możesz to zrobić:
- W przypadku gotówki, generując z systemu dokument KP
- W przypadku przelewu na konto, wystarczy wyciąg bankowy jako udokumentowanie przejęcia zaliczki.
Jeśli szukasz prostego programu do faktur z możliwością generowania KP/KW, przetestuj abcFaktury.
Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej określa Art. 106f. - Ustawa o podatku od towarów i usług (lexlege.pl). Zgodnie z nim faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- Datę wystawienia faktury
- Datę otrzymania zapłaty (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury)
- Numer faktury
- Nazwę i adres podatnika i nabywcy
- Numery identyfikacji podatkowej obu kontrahentów (numer NIP)
- Otrzymaną kwotę zapłaty
- Kwotę podatku do zapłacenia wyliczoną według wzoru:
Kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
- Datę wykonania usług lub zakończenia dostawy towarów lub datę otrzymania zapłaty, jeśli taka data jest określona i inna niż data wystawienia faktury
- Dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru/ usługi, ilość, wartość, stawkę podatku, kwotę podatku oraz wartość zamówienia lub umowy wraz z kwotą podatku.
Jak wygenerować fakturę zaliczkową?
Bez względu na to, czy korzystasz z wersji desktopowej naszych programów jak mpFaktura, mpFirma, czy z ich wersji przeglądarkowych mpFaktura Online , mpFirma Online , możesz wygenerować fakturę zaliczkową.
Dla przykładu w mpFirma Online zrobisz to zaledwie w kilku krokach:
- W nawigacji po lewej stronie wybieramy Dokumenty sprzedaży, a następnie klikamy przycisk: Wystaw dokument. Pojawi się okno z możliwością wyboru rodzaju dokumentu. Wskazujemy - Faktura zaliczkowa.
- W kolejnym kroku wskazujemy typ dokumentu: Pierwsza zaliczka, Kolejna zaliczka, Faktura końcowa.
- Następnie uzupełniamy dane kontrahenta (wystarczy numer NIP, aby system pobrał aktualne dane z bazy CEDiG/ GUS) lub wskazujemy kontrahenta z naszej bazy danych.
- W kolejnym kroku dodajemy pozycje do faktury.
- Następnie uzupełniamy sposób rozliczenia faktu zaliczkowych. System przewiduje dwa sposoby rozliczenia zaliczek:
- Pierwsza zaliczka określa wartość zamówienia – kiedy z góry wiemy, ile wyniesie całe zamówienie.
- Od zaliczki końcowej odejmuj sumę zaliczek częściowych – kiedy w monecie wystawiania pierwszej zaliczki nie wiemy, ile wyniesie całe zamówienie.
Na koniec klikamy Zapisz i zamknij.
Faktura zaliczkowa z możliwością opłacenia online
mpFirma Online umożliwia udostępnianie klientom faktur, także zaliczkowych, z możliwością ich opłacenia online. Możesz udostępnić klientowi link, po kliknięciu którego kontrahent przeniesie się na stronę WWW, na której zobaczy podgląd swojego dokumentu i znajdzie przycisk: Opłać dokument.
Faktura końcowa
Kiedy należy wygenerować fakturę końcową?
Kiedy faktura zaliczkowa / faktury zaliczkowe nie określają całej wartości zamówienia
Fakturę końcową należy wygenerować, kiedy faktura zaliczkowa (lub kolejne) faktury zaliczkowe nie określają całej wartości zamówienia. Na fakturze końcowej pomniejszamy wartość towaru/ usługi o kwotę otrzymaną w ramach faktur zaliczkowych. Tym samym należy pomniejszyć kwotę należnego podatku o podatek określony w fakturach zaliczkowych.
Uwaga: Już wkrótce szykują się zmiany w zasadach generowania faktur zaliczkowych i końcowych w związku z wdrożonym w 2023 SLIM VAT 3. Jeśli podatnik otrzyma zaliczkę i wykona usługę lub dostarczy towary w tym samym miesiącu, będzie mógł wystawić tylko jedną fakturę – końcową. Oznacza to zmianę z dwóch dokumentów na jeden.
Kiedy faktura zaliczkowa / faktury zaliczkowe obejmują zapłatę za całe zamówienie
W sytuacji, kiedy kolejne faktury zaliczkowe obejmują zapłatę za całe zamówienie, nie ma obowiązku generowania faktury końcowej. Jednakże w tej sytuacji ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery wcześniejszych zaliczek.
Co powinna zawierać faktura końcowa?
Podczas generowania faktury końcowej należy pamiętać o dwóch aspektach:
- Faktura końcowa poza obowiązkowymi elementami faktury, powinna zawierać numery poprzednich faktur.
- Faktura końcowa powinna zawierać wartość zamówienia pomniejszoną o wartość kolejnych zaliczek.
Jak wygenerować fakturę końcową?
Generowanie faktury końcowej w mpFirma Online jest bardzo podobne do wystawiania faktur zaliczkowych. Jedyna różnicą jest zaznaczenie pola Faktura końcowa.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Mówiąc najprościej, faktury zaliczkowej nie trzeba generować, kiedy otrzymanie zaliczki nie pociąga za sobą obowiązku podatkowego. Z takimi sytuacjami mamy do czynienia, kiedy:
- Dokonujemy sprzedaż w ramach wewnątrz wspólnotowej wymiany towarów
- Świadczymy usługi telekomunikacyjne, radiokomunikacyjne
- Świadczymy usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych
- Świadczymy usługi o charakterze najmu, dzierżawy, leasingu, dozoru, ochrony i przechowywania mienia oraz ochrony osób
- Świadczymy usługi stałej obsługi biurowej, prawnej
- Świadczymy usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego.
Wybierając oprogramowanie do faktur, warto pomyśleć o funkcjach, z których faktycznie będziemy korzystać. Możliwość generowania faktur zaliczkowych czy korygujących to podstawowe narzędzia, jakie wykorzystuje większość przedsiębiorców.
Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.