Faktura zagraniczna a KSeF – czy faktury zagraniczne będą w KSeF i jak je wystawić w mpFaktura

Faktury zagraniczne w większości przypadków należy wystawiać w KSeF, a następnie dostarczać kontrahentowi w uzgodniony sposób, np. jako PDF. Program mpFaktura umożliwia zarówno obsługę KSeF, jak i wystawianie faktur zagranicznych w wielu językach, zgodnie z nowymi przepisami.

KSeF, faktury zagraniczne i chaos informacyjny

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskim systemie podatkowym, która budzi wiele pytań i wątpliwości. Jednym z najczęściej poruszanych tematów jest kwestia faktur zagranicznych. Czy polski przedsiębiorca, współpracujący z kontrahentami z Niemiec, USA czy Chin, będzie musiał każdą fakturę przepuścić przez KSeF? Czy system obejmie faktury importowe? Co z fakturami w euro, dolarach czy funtach? Wokół tych pytań narosło wiele mitów i nieporozumień, a zmieniające się terminy wdrożenia KSeF tylko potęgują chaos. W tym artykule rozwiejemy wszelkie wątpliwości, opierając się na oficjalnych informacjach Ministerstwa Finansów i wiarygodnych źródłach. Wyjaśnimy, które faktury zagraniczne faktycznie podlegają obowiązkowi KSeF, a które są z niego wyłączone. Pokażemy również, jak w praktyce poradzić sobie z tymi wyzwaniami, korzystając z programu mpFaktura, który jest już w pełni przygotowany na nadchodzące zmiany.

KSeF a faktury zagraniczne – co mówią przepisy?

Odpowiedź na pytanie, czy faktury zagraniczne będą w KSeF, nie jest prosta i zależy od kilku czynników. Kluczowe jest tu rozróżnienie, czy polski przedsiębiorca jest wystawcą faktury dla zagranicznego kontrahenta, czy też odbiorcą faktury od zagranicznego dostawcy.

Gdy polski przedsiębiorca wystawia fakturę dla zagranicznego kontrahenta

Zasadniczo, polski przedsiębiorca wystawiający fakturę dla kontrahenta zagranicznego będzie musiał ją wystawić w KSeF. Potwierdza to Ministerstwo Finansów oraz liczne analizy ekspertów [1, 2]. Nie oznacza to jednak, że zagraniczny kontrahent będzie musiał logować się do polskiego systemu, aby taką fakturę odebrać. Wręcz przeciwnie – ustawodawca przewidział tu specjalną procedurę.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku faktur dla podmiotów zagranicznych, polski przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Oznacza to, że po wystawieniu faktury w KSeF, należy ją dodatkowo przekazać kontrahentowi w formie, którą obie strony zaakceptują. Może to być:

• Plik PDF wysłany e-mailem
• Wydruk papierowy
• Inna forma elektroniczna

Co ważne, każda taka faktura, udostępniana poza KSeF, musi być oznaczona specjalnym kodem QR. Kod ten pozwoli kontrahentowi na zweryfikowanie autentyczności faktury i jej danych bezpośrednio w KSeF, bez konieczności logowania się do systemu [3].

Przykład: Polska firma informatyczna świadczy usługi programistyczne dla klienta z Niemiec. Od 1 kwietnia 2026 r. polska firma będzie musiała wystawić fakturę za swoje usługi w KSeF. Następnie, zgodnie z umową z klientem, wyśle mu tę fakturę w formie pliku PDF na adres e-mail. Faktura w PDF będzie musiała zawierać kod QR, dzięki któremu niemiecki kontrahent będzie mógł sprawdzić jej poprawność.

Kiedy faktury dla zagranicznych kontrahentów są wyłączone z KSeF?

Istnieją jednak pewne wyjątki od reguły. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:

• Faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (transakcje B2C).
• Faktur objętych procedurą VAT OSS i IOSS (dotyczy to głównie sprzedaży wysyłkowej towarów i usług dla konsumentów w UE).
• Faktur wystawianych przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Gdy polski przedsiębiorca otrzymuje fakturę od zagranicznego dostawcy (import usług lub towarów)

Tu sprawa jest znacznie prostsza. KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych. Oznacza to, że faktury za import towarów czy usług, otrzymywane od kontrahentów z zagranicy, nie będą widoczne w KSeF. Polski przedsiębiorca będzie je otrzymywał i księgował na dotychczasowych zasadach [2].

Faktury zagraniczne i KSeF w mpFaktura – wszystko w jednym miejscu

Jak widać, nowe przepisy wprowadzają sporo zamieszania. Konieczność wystawiania faktur w KSeF, a następnie dodatkowego ich wysyłania do kontrahentów, generuje dodatkową pracę. Na szczęście, program mpFaktura jest już w pełni przygotowany na te zmiany i maksymalnie upraszcza cały proces.

Jak mpFaktura ułatwia pracę z fakturami zagranicznymi w dobie KSeF?

1. Integracja z KSeF: Program jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawisz i wyślesz fakturę do KSeF bezpośrednio z programu, a także odbierzesz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
2. Automatyzacja wysyłki do kontrahenta: Po wystawieniu faktury w KSeF, mpFaktura automatycznie wygeneruje dla Ciebie plik PDF z kodem QR, gotowy do wysłania kontrahentowi.
3. Faktury w wielu językach i walutach: Niezależnie od KSeF, w mpFaktura bez problemu wystawisz fakturę w języku angielskim, niemieckim, francuskim czy rosyjskim. Program automatycznie pobiera aktualne kursy walut z NBP i umieszcza odpowiednie adnotacje na fakturze.
4. Obsługa VAT OSS: Jeśli sprzedajesz towary lub usługi dla konsumentów w UE, mpFaktura obsłuży za Ciebie procedurę VAT OSS, która jest wyłączona z obowiązku KSeF.

Z mpFaktura nie musisz się martwić o skomplikowane przepisy i nowe obowiązki. Wszystko, czego potrzebujesz do fakturowania – zarówno krajowego, jak i zagranicznego – masz w jednym, intuicyjnym narzędziu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to zmiana, której nie da się uniknąć. Choć wprowadza nowe obowiązki, zwłaszcza w kontekście współpracy z zagranicą, nie musi oznaczać paraliżu firmy. Kluczem jest zrozumienie nowych zasad i wdrożenie odpowiednich narzędzi. Jak pokazaliśmy, obowiązek korzystania z KSeF przy fakturach dla zagranicznych kontrahentów jest faktem, ale dzięki specjalnej procedurze udostępniania faktur poza systemem, współpraca międzynarodowa nie zostanie sparaliżowana.

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Już dziś przetestuj, jak Twoja firma poradzi sobie z nowymi obowiązkami. Wypróbuj program mpFaktura, który nie tylko jest w pełni zintegrowany z KSeF, ale także oferuje kompleksową obsługę faktur zagranicznych – od wielojęzycznych szablonów, przez automatyczne kursy walut, aż po obsługę procedury VAT OSS.

5 minut rozmowy z naszym ekspertem może oszczędzić Ci 5 godzin nerwów. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak mpFaktura może ułatwić Ci przejście na KSeF!

Przypisy