Jak uprościć fakturowanie i zaoszczędzić czas w małej firmie? 5 praktycznych wskazówek

Fakturowanie zajmuje Ci zbyt dużo czasu? Bywa, że się mylisz i później musisz odkręcać błędy? Prowadzisz małą firmę i myślisz, że tak to musi wyglądać? Wcale nie! Wystawianie faktur w małej firmie usprawnisz, korzystając z programu do faktur online, integracji z KSeF i automatyzacji procesów magazynowych. W tym artykule znajdziesz 5 praktycznych wskazówek, które pomogą Ci wystawiać faktury w kilka sekund, przygotować się na nowe przepisy i zoptymalizować zarządzanie dokumentami. Dowiedz się, jak zaoszczędzić czas i uniknąć błędów!

1. Fakturowanie online - oszczędność czasu i redukcja błędów w Twojej firmie

Wystawiasz faktury w arkuszach kalkulacyjnych lub na gotowych bloczkach? To nie tylko prowadzi do błędów, lecz także zajmuje cenny czas. Programy do faktur online, takie jak mpFaktura Online, umożliwiają tworzenie faktur VAT, proform, korekt i rachunków w kilka sekund. Automatycznie pobierają dane kontrahentów z baz CEiDG i GUS, a gotowe dokumenty można wysłać e-mailem bezpośrednio z aplikacji.

Kluczowe korzyści pracy w mpFaktura Online

1. Oszczędzasz czas - zapomnij o długich godzinach spędzonych na ręcznym wpisywaniu danych
2. Zmniejszasz ryzyko błędów - automatyzacja minimalizuj pomyłki w danych i w obliczeniach
3. Przechowujesz dokumenty bezpiecznie - Twoje faktury są przechowywane zgodnie z RODO w chmurze, z którą połączenie jest szyfrowane odpowiednim algorytmem; dzięki temu dokumenty są bezpieczne i zawsze dostępne dla Ciebie, a Ty nie martwisz się, że stracisz dane w wyniku awarii komputera

Pracujesz z dowolnego urządzenia - aby zalogować się do mpFaktura Online wystarczy przeglądarka internetowa i dostęp do internetu, możesz pracować na komputerze, telefonie, tablecie oraz łączyć pracę na różnych urządzeniach.

2. Obowiązkowy KSeF 2026 - nie daj się zaskoczyć!

Już w 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy.

Pamiętaj, że terminy wdrożenia KSeF są już ustalone:

• 1 lutego 2026 r. - dla dużych podatników - z sprzedażą za 2024 r. powyżej 200 mln zł z VAT

• 1 kwietnia 2026 r. - dla większości przedsiębiorców

• 1 stycznia 2027 r. - dla najmniejszych podatników - wykluczonych cyfrowo, z fakturami do 450 zł i sprzedażą miesięczną do 10 tys. zł.

Do obsługi KSeF warto przygotować się już wcześniej, jak? Wybierając program do faktur zintegrowany z KSeF. Takim programem jest mpFaktura Online. W naszej aplikacji wystawisz e-Fakturę w formacie wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Mało tego! Taką fakturę możesz wysłać do KSeF wprost z mpFaktura Online i to w dowolnym momencie, np. od razu po wystawieniu dokumentu lub na koniec Twojego dnia pracy. mpFaktura Online może także na bieżąco pobierać wystawione Tobie dokumenty w KSeF. Dzięki temu wszystkie dokumenty handlowe będziesz mieć w jednym miejscu. Nie będziesz musiał korzystać z żadnych dodatkowych narzędzi do obsługi KSeF.

Wybierając program do obsługi sprzedaży w Twojej firmie, weź pod uwagę zbliżający się obowiązek obsługi KSeF. Stawiając na rozwiązanie już teraz gotowe na KSeF, masz pewność, że będziesz przygotowany na wdrożenie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na czas.

3. Integracja z drukarkami fiskalnymi online - szybka obsługa sprzedaży detalicznej

Prowadzisz sprzedaż detaliczną i zależy Ci na czasie oraz bezbłędnej obsłudze klientów? Kluczem do sukcesu jest integracja Twojego systemu do fakturowania z drukarkami fiskalnymi! Koniec z ręcznym przepisywaniem danych z faktury do kasy fiskalnej. Z mpFaktura Online wystawisz paragon szybko, wygodnie i bez ryzyka pomyłek.

mpFaktura Online współpracuje z popularnymi protokołami drukarek fiskalnych - Posnet, Thermal, Innova, Novitus. Oznacza to, że jeśli Twój model drukarki fiskalnej obsługuje któryś z tych protokołów, prawdopodobnie będzie współpracować z mpFaktura Online.

Jakie korzyści zyskujesz integrując mpFaktura z drukarką fiskalną?

• Szybka obsługa klientów - wystawiaj paragony w kilka sekund, skracając czas oczekiwania Twoich klientów
• Żadnych błędów przy przepisywaniu - koniec z ręcznym wprowadzaniem danych – wszystko odbywa się automatycznie
• Zgodność z przepisami fiskalnymi - bądź pewny, że wszystkie paragony są wystawiane prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi regulacjami
• Wygoda i oszczędność czasu - skup się na obsłudze klienta, a nie na żmudnym przepisywaniu danych

4. Automatyzacja magazynu - kontrola stanów i szybsze dokumenty magazynowe (PZ, WZ)

Ręczne liczenie towarów i żmudne wypisywanie dokumentów magazynowych spędza Ci sen z powiek? Czas to zmienić! Wybierz kompleksową automatyzację zarządzania magazynem i zyskaj pełną kontrolę nad stanami magazynowymi oraz usprawnij obieg dokumentów w firmie. Zapomnij o arkuszach kalkulacyjnych pełnych błędów – z nami zyskasz porządek i efektywność! W mpFaktura Online z łatwością obsłużysz dokumenty magazynowe takie jak PZ (przyjęcie zewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), RW (rozchód wewnętrzny) i inne. Nasz system umożliwia zarządzanie wieloma magazynami jednocześnie, wspiera popularne metody rozchodu towarów, np. FIFO i LIFO, a także pozwala na szybką aktualizację cen z plików CSV. W mpFaktura Online przeprowadzisz także spis z natury i inwentaryzację.

Dzięki systemowi reguł, odpowiednie dokumenty magazynowe będą generować się automatycznie po wystawieniu powiązanych z nimi dokumentów handlowych. Powiązania między dokumentami sprawią, że wreszcie odzyskasz pełną kontrolę nad swoim magazynem.

Odkryj, jak automatyzacja magazynu w mpFaktura usprawni Twoją pracę

• Pełna kontrola nad stanami magazynowi - kontroluj, ile towaru masz na magazynie i unikaj braków lub nadmiarów
• Błyskawiczne generowanie dokumentów - wystawiaj PZ, WZ i RW i inne dokumenty magazynowe kilkoma kliknięciami, oszczędzając cenny czas
• Redukcja błędów - eliminuj pomyłki, które często zdarzają się przy ręcznym wprowadzaniu danych
• Optymalizacja kosztów - efektywniej zarządzaj zapasami i redukuj koszty

5. Import zamówień z e-commerce - błyskawiczne fakturowanie i obsługa sprzedaży online

Każdego dnia obsługujesz dziesiątki, a może setki zamówień z Twojego sklepu na takich platformach e-commerce jak Allegro czy BaseLinker? Ręczne przepisywanie danych klientów i produktów do systemu fakturującego to nie tylko strata czasu, lecz także źródło frustracji i potencjalnych błędów.

mpFaktura Online oferuje zaawansowaną funkcję importu zamówień z Twoich ulubionych platform e-commerce. Dzięki temu jednym kliknięciem przeniesiesz wszystkie niezbędne dane do systemu, co pozwoli Ci na błyskawiczne wystawianie faktur i paragonów. Zapomnij o żmudnym kopiowaniu i wklejaniu – skup się na rozwoju swojej sprzedaży online!

Jak automatyczny import zamówień z e-commerce do mpFaktura Online usprawni Twój biznes?

• Oszczędność czasu - wystawiaj faktury i paragony w kilka sekund, zamiast tracić minuty na każde zamówienie
• Eliminacja błędów - minimalizuj ryzyko pomyłek w fakturach i danych klientów dzięki automatyzacji
• Zwiększona efektywność - obsługuj więcej zamówień w krótszym czasie

Prosty w obsłudze program sprzedażowo-magazynowy - mpFaktura Online

mpFaktura jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które chcą uprościć fakturowanie i zautomatyzować kluczowe procesy. Dlaczego?

1. Pełna integracja z KSeF – jesteś gotowy na nowe przepisy
2. Wsparcie dla drukarek fiskalnych – drukujesz paragony na drukarce fiskalnej wprost z aplikacji online
3. Fakturowanie online – pracujesz na dowolnym urządzeniu z dowolnej lokalizacji
4. Pełna gospodarka magazynowa – zarządzasz magazynem
5. Integracja z e-commerce - obsługuj sprzedaż z wielu kanałów w jednym narzędziu

Ręczne vs. automatyczne fakturowanie - porównanie

Nadal nie wierzysz, że warto zacząć wystawiać faktury w mpFaktura Online? Myślisz, że Tobie wystarczy bloczek do faktur?

Nadal nie jesteś pewny, czy mpFaktura to aplikacja dla Ciebie? Testuj ją za darmo przez 30 dni bez żadnych zobowiązań. Zarejestruj się na mpFaktura.pl

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)