Program do firmy - przydatna wiedza
Sprawdź, co nowego w BinSoft!
Konfiguracja KSeF w mpFaktura – instrukcja krok po kroku

Konfiguracja KSeF w mpFaktura – instrukcja krok po kroku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która w 2026 roku stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców. mpFaktura jest w pełni przygotowana do pracy z KSeF — umożliwia wysyłanie faktur sprzedażowych, pobieranie dokumentów kosztowych oraz automatyczną komunikację z systemem MF.

Poniżej znajdziesz praktyczną instrukcję, która przeprowadzi Cię przez cały proces konfiguracji KSeF w mpFaktura — bez zbędnej teorii i bez nerwów.

Gdzie w mpFaktura znajdzę ustawienia KSeF?

Aby korzystać z funkcji KSeF 2.0, upewnij się, że używasz najnowszej testowej wersji aplikacji mpFaktura.

Wszystkie opcje związane z KSeF zostały zebrane w jednym module. Dostęp do nich uzyskasz, przechodząc do:

Górne menu → Zarządzanie → Zarządzanie KSeF

W tym miejscu możesz m.in.:

  • aktywować obsługę KSeF,

  • wybrać właściwą wersję schemy,

  • przeprowadzić proces uwierzytelnienia,

  • wygenerować certyfikat KSeF oraz certyfikat offline.

W mpFaktura może pracować wielu użytkowników. W sekcji: Opcje ogólne możesz wskazać użytkowników odpowiedzialnych za:

  • pobieranie dokumentów z KSeF
  • sprawdzaniu statusów/ UPO
  • wysyłanie dokumentów
  • wysyłanie alternatywne.

W opcje Wysyłanie dokumentów możesz wskazać opcję Każdy swoje. Wówczas każdy, kto wystawił fakturę, wyśle ją do KSeF. Oczywiście, aby faktura mogła zostać wysłana do KSeF, użytkownik ją wysyłający musi mieć odpowiednie uprawnienia KSeF. Jeśli zaznaczysz opcję: Każdy swoje ,a wśród użytkowników aplikacji mpFaktura są osoby, które nie mają uprawnień KSeF, w opcji Wysyłanie alternatywne wskaż użytkownika, który ma uprawnienia KSeF. To on będzie odpowiadał za wysyłkę do KSeF faktur przygotowanych przez użytkownika, który nie ma uprawnień KSeF.

Aktywacja KSeF 2.0 w mpFaktura

Ministerstwo Finansów wdraża nową odsłonę systemu — KSeF 2.0, opartą na strukturze (schemie faktury) FA(3). To właśnie ta wersja będzie obowiązkowa:

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm,

  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,

  • od 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorców tzw. "wykluczonych cyfrowo" - najmniejszych firm, których łączna miesięczna wartość sprzedaży jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Aby włączyć KSeF 2.0 w mpFaktura:

  1. Otwórz menu Zarządzanie → Zarządzanie KSeF.

  2. W polu Obsługa KSeF wybierz KSeF 2.0.

  3. W polu Wersja schemy ustaw e-Faktura FA(3).

  4. Kliknij Zapisz i zamknij.

Moduł KSeF jest od tej chwili aktywny i gotowy do dalszej konfiguracji.

Włączenie KSeF nie wpływa na dotychczasowy sposób pracy z mpFaktura — aplikacja po prostu zyskuje dodatkową funkcjonalność.

Dlaczego schema FA(3) ma kluczowe znaczenie?

Schema FA(3) to aktualny wzorzec e-Faktury, wymagany do poprawnej komunikacji z KSeF 2.0. Określa ona m.in.:

  • jakie dane muszą znaleźć się na fakturze,

  • w jakiej kolejności powinny być zapisane,

  • w jakim formacie dokument trafia do systemu MF.

Dzięki temu mpFaktura wie dokładnie, jak przygotować fakturę, aby została poprawnie przyjęta przez KSeF.

Uwierzytelnienie w KSeF bezpośrednio z mpFaktura

Aby móc wysyłać i pobierać dokumenty, konieczne jest uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości w systemie KSeF.

W mpFaktura wykonasz to bez opuszczania aplikacji:

  1. Wejdź w Zarządzanie → Zarządzanie KSeF.

  2. Przejdź do zakładki Uwierzytelnienie.

  3. Kliknij Uwierzytelnij się.

Dostępne metody uwierzytelnienia:

  • Profil Zaufany,

  • podpis kwalifikowany,

  • pieczęć firmowa.

Warto wiedzieć

  • Uwierzytelnienie potwierdza Twoją tożsamość w KSeF.

  • Certyfikat KSeF to techniczny klucz, dzięki któremu mpFaktura może automatycznie łączyć się z systemem — bez każdorazowego logowania.

Certyfikaty KSeF w mpFaktura

Po uwierzytelnieniu możesz wygenerować:

  • certyfikat KSeF – do codziennej pracy produkcyjnej,

  • certyfikat offline – umożliwiający wystawianie faktur, np. kiedy nie masz dostępu do internetu.

Zastosowanie certyfikatu pozwala mpFaktura na automatyczną komunikację z KSeF w tle, bez angażowania użytkownika przy każdej operacji.

Wysyłanie faktur do KSeF

Po wystawieniu dokumentu w mpFaktura masz dwie możliwości:

  • wysłać fakturę do KSeF ręcznie jednym kliknięciem,

  • oznaczyć dokument jako „do wysyłki” — program prześle go automatycznie w tle.

Aplikacja cyklicznie sprawdza status połączenia z KSeF i samodzielnie realizuje wysyłkę lub odbiór dokumentów, również wtedy, gdy działa w tle.

Automatyczny import faktur kosztowych z KSeF

mpFaktura może automatycznie pobierać faktury wystawione Twojej firmie, m.in. za:

  • media,

  • paliwo,

  • usługi telekomunikacyjne,

  • zakupy od innych przedsiębiorców.

W ustawieniach określasz, kto odpowiada za import oraz jak często program ma sprawdzać dostępność nowych dokumentów.

Testowanie konfiguracji KSeF

Zanim rozpoczniesz pracę na danych produkcyjnych, warto skorzystać z trybów testowych:

  • Środowisko testowe – do nauki i sprawdzenia działania (bez skutków prawnych),

  • Środowisko demo – pośrednie, sprawdzające poprawność uprawnień i uwierzytelnienia.

Rekomendowana kolejność: test → demo → produkcja.

W module KSeF → Narzędzia możesz wygenerować certyfikaty testowe przeznaczone wyłącznie do tych środowisk.

Podsumowanie

Konfiguracja KSeF w mpFaktura jest szybka i nieskomplikowana. Wystarczy:

  1. Aktywować KSeF 2.0.

  2. Wybrać schemę FA(3).

  3. Przeprowadzić uwierzytelnienie.

  4. (Opcjonalnie) przetestować konfigurację.

Od tego momentu mpFaktura:

  • automatycznie wysyła faktury sprzedażowe,

  • pobiera faktury kosztowe,

  • komunikuje się z KSeF bez Twojego udziału.

Ty skupiasz się na prowadzeniu firmy — resztą zajmuje się aplikacja.

Udostępnij