Krajowy System e-Faktur – podstawy, które musisz znać przed 2026 rokiem

Godzina 23:00. Scrollujesz artykuły o KSeF i toniesz w skrótach: FA(3), XML, API, UPO. Każdy tekst mówi co innego. Jedni straszą karami, drudzy obiecują automatyzację. A ty chcesz wiedzieć jedno: jak to właściwie działa i co musisz zrobić?

Ten przewodnik odpowiada na podstawowe pytania. Bez żargonu. Z konkretnymi terminami i praktycznymi wskazówkami.

Dobra wiadomość: jeśli korzystasz z mpFaktura, nie musisz się martwić. Program jest w pełni przygotowany na KSeF 2.0. Ale nawet jeśli dopiero szukasz rozwiązania, warto zrozumieć podstawy systemu.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma teleinformatyczna do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System administruje Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML, zgodny ze wzorem logicznym FA(3). Po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Termin	Kogo dotyczy
1 lutego 2026	Firmy z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku
1 kwietnia 2026	Wszyscy pozostali przedsiębiorcy
1 stycznia 2027	Mikroprzedsiębiorcy do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury w KSeF. Nawet jeśli twój obowiązek wystawiania zaczyna się później.

---

Jak działa przesyłanie i odbieranie faktur w KSeF?

Wystawianie faktury – krok po kroku

1. Przedsiębiorca tworzy fakturę w programie zintegrowanym z KSeF (np. mpFaktura)
2. System waliduje zgodność dokumentu ze strukturą logiczną FA(3)
3. Po pozytywnej walidacji, KSeF nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny
4. Wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
5. Faktura jest natychmiast dostępna dla nabywcy

W mpFaktura cały proces działa w tle. Wystawiasz fakturę jak zawsze, a program automatycznie przesyła ją do KSeF i pobiera UPO.

Odbieranie faktury

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w momencie nadania numeru KSeF. Nie musisz jej pobierać, potwierdzać ani akceptować. System robi to automatycznie.

Marek prowadzi warsztat samochodowy. Przed KSeF codziennie sprawdzał skrzynkę mailową, szukał faktur w załącznikach, przepisywał dane do programu księgowego. Teraz korzysta z mpFaktura zintegrowanej z KSeF. Loguje się raz dziennie. Wszystkie faktury zakupowe czekają w jednym miejscu. Pobiera je jednym kliknięciem.

Trzy sposoby odbioru faktur

Metoda	Dla kogo	Wymagania
Program do fakturowania (np. mpFaktura)	JDG, małe i średnie firmy	Integracja z KSeF, token autoryzacyjny
Integracja przez API	Duże firmy, własne systemy ERP	Własne oprogramowanie z modułem KSeF
Dostęp anonimowy	Odbiorcy bez konta w KSeF	Kod QR lub dane identyfikujące fakturę

mpFaktura automatycznie pobiera faktury zakupowe z KSeF. Nie musisz logować się osobno do rządowej platformy.

---

Archiwizacja i udostępnianie dokumentów kontrahentom

Przechowywanie faktur w KSeF

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. To dłużej niż standardowy okres przedawnienia zobowiązań podatkowych (5 lat).

Nie musisz drukować faktur. Nie musisz tworzyć kopii zapasowych. Nie musisz przechowywać dokumentów w segregatorach. KSeF robi to za ciebie.

Anna prowadzi biuro rachunkowe. Obsługuje 47 klientów. Przed KSeF każdy klient miał własny system fakturowania. Dokumenty przychodziły mailem, pocztą, przez WhatsApp. Teraz wszystkie faktury klientów są w jednym systemie. Anna pobiera je zbiorczo i automatycznie księguje.

Kiedy musisz archiwizować faktury samodzielnie?

Są sytuacje, gdy 10-letni okres przechowywania w KSeF może nie wystarczyć:

• Dokumenty dotyczące środków trwałych amortyzowanych dłużej niż 10 lat (np. budynki)
• Faktury związane z postępowaniami spornymi lub karnymi
• Dokumenty objęte wydłużonym terminem przedawnienia (np. przerwany bieg przedawnienia)

W takich przypadkach pobierz faktury z KSeF przed upływem 10 lat i przechowuj je we własnym archiwum.

Udostępnianie faktur kontrahentom

KSeF oferuje kilka metod udostępniania dokumentów:

Dla kontrahentów z kontem w KSeF: Faktura jest automatycznie widoczna po nadaniu numeru KSeF. Nabywca otrzymuje dostęp natychmiast.

Dla kontrahentów bez konta (osoby fizyczne, firmy zagraniczne): Sprzedawca musi udostępnić fakturę w uzgodniony sposób. Dokument oznacza kodem QR, który umożliwia weryfikację i dostęp anonimowy.

Kod QR na fakturze zawiera:
- Adres API KSeF
- Datę wystawienia
- NIP sprzedawcy
- Skrót (hash) faktury

Po zeskanowaniu kodu nabywca widzi podstawowe dane faktury i może pobrać pełny dokument po podaniu dodatkowych informacji (NIP nabywcy, numer faktury).

---

Rodzaje faktur w KSeF i dokumenty poza systemem

Faktury wystawiane obowiązkowo w KSeF

Od momentu wdrożenia obowiązku w KSeF wystawiasz:

• Faktury VAT (sprzedażowe i zakupowe)
• Faktury korygujące
• Faktury zaliczkowe
• Faktury rozliczeniowe (końcowe)
• Faktury VAT RR (dobrowolnie, po spełnieniu warunków)

Faktury i dokumenty poza systemem KSeF

Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie dokumentuje sprzedaży, nie tworzy obowiązku podatkowego. KSeF jej nie obsługuje i nie będzie obsługiwał. Wystawiasz ją jak dotychczas: w programie do faktur, w Excelu lub na papierze.

Faktura uproszczona (do 450 zł brutto) w okresie przejściowym do końca 2026 roku może być wystawiana poza KSeF. Dotyczy to paragonów fiskalnych z NIP nabywcy. Od 2027 roku wszystkie faktury uproszczone wystawisz w KSeF.

Faktura VAT RR to dokument wystawiany przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. W KSeF możesz ją wystawić dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 roku. Warunek: rolnik musi uwierzytelnić się w systemie i złożyć oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego.

Tomek kupuje zboże od lokalnych rolników. Wystawia im faktury VAT RR. Do tej pory drukował dokumenty w dwóch egzemplarzach, woził do podpisu, archiwizował. Od kwietnia 2026 może wystawiać je w KSeF bezpośrednio z mpFaktura. Rolnik potwierdza jednym kliknięciem. Bez papierów, bez dojazdów.

Duplikaty faktur w KSeF nie istnieją. Skoro faktura jest przechowywana centralnie przez 10 lat, nie może zaginąć ani ulec zniszczeniu. Nabywca pobiera ją z systemu w dowolnym momencie. Duplikaty będą wystawiane tylko do faktur sprzed wdrożenia KSeF.

Noty korygujące zostają zlikwidowane. Od wejścia obowiązku KSeF każdą korektę, nawet drobną (np. błąd w dacie sprzedaży), wystawia sprzedawca jako fakturę korygującą.

Dokumenty całkowicie wyłączone z KSeF

Dokument	Powód wyłączenia
Bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe	Brak pełnych danych nabywcy
Faktury za przejazd autostradą	Brak pełnych danych nabywcy
Faktury w procedurze OSS/IOSS	Procedury szczególne dla sprzedaży konsumenckiej w UE
Faktury zagranicznych firm bez stałego miejsca działalności w Polsce	Brak obowiązku rejestracji w KSeF

---

Relacja PEF–KSeF: dwa systemy, jedna integracja

Czym jest PEF?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to system do fakturowania w zamówieniach publicznych. Działa od 2019 roku. Służy do wymiany dokumentów między wykonawcami a zamawiającymi publicznymi (urzędy, szkoły, szpitale).

PEF obsługuje standard Peppol, zgodny z normą europejską. KSeF obsługuje strukturę FA(3), specyficzną dla Polski.

Co się zmieni od 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 roku PEF zostanie zintegrowany z KSeF. Faktury wystawiane przez PEF będą trafiać do KSeF i otrzymywać numer identyfikacyjny.

Aspekt	Przed integracją	Po integracji
Standard dokumentu	Peppol (norma UE)	Peppol + FA(3)
Archiwizacja	System zamawiającego	KSeF (10 lat)
Dostęp dla fiskusa	Na żądanie	Automatyczny
Numer KSeF	Brak	Obowiązkowy

Ania prowadzi firmę budowlaną. Realizuje kontrakty dla gminy. Do tej pory wystawiała faktury przez PEF i osobno przechowywała dokumenty. Od lutego wszystkie faktury trafią do KSeF. W mpFaktura obsłuży oba kanały z jednego miejsca. Jeden program, jeden dostęp.

Co to oznacza dla wykonawców zamówień publicznych?

Jeśli wystawiasz faktury dla sektora publicznego przez PEF, musisz:

1. Zintegrować system fakturowania z KSeF (mpFaktura obsługuje obie platformy)
2. Uwierzytelnić się w KSeF przed 1 lutego 2026
3. Wygenerować token autoryzacyjny w programie lub na stronie KSeF

Faktury PEF będą przesyłane do KSeF wyłącznie w sesji interaktywnej. Wysyłka wsadowa (batch) nie będzie możliwa.

---

Okres przechowywania dokumentów – podsumowanie

Rodzaj dokumentu	Okres przechowywania	Gdzie
Faktury ustrukturyzowane	10 lat od końca roku wystawienia	KSeF (automatycznie)
Faktury sprzed KSeF	5 lat od końca roku podatkowego	Własne archiwum
Dokumenty środków trwałych	5 lat od zakończenia amortyzacji	Własne archiwum
Faktury związane z postępowaniami	Do zakończenia postępowania + 5 lat	Własne archiwum

Zalecenie: Pobieraj kopie faktur dotyczących środków trwałych i postępowań spornych. KSeF przechowuje dokumenty 10 lat. Jeśli amortyzujesz budynek przez 40 lat, musisz sam archiwizować faktury zakupowe.

---

Najczęstsze pytania o podstawy KSeF

---

---

Praktyczne wskazówki na start

Przed 1 lutego 2026:

• [ ] Upewnij się, że twój program do faktur obsługuje KSeF 2.0 (mpFaktura jest gotowa)
• [ ] Wygeneruj token autoryzacyjny do KSeF w programie
• [ ] Przetestuj wystawianie faktur w środowisku testowym
• [ ] Uzyskaj certyfikat wystawcy faktury (od 1 listopada 2025)
• [ ] Poinformuj kontrahentów o zmianach

Po wdrożeniu:

• [ ] Sprawdzaj faktury zakupowe w programie minimum raz dziennie
• [ ] Pobieraj kopie dokumentów dotyczących środków trwałych
• [ ] Oznaczaj faktury kodami QR przy udostępnianiu poza systemem
• [ ] Monitoruj komunikaty Ministerstwa Finansów o aktualizacjach

---

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób fakturowania w Polsce. Od lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury w systemie. Od kwietnia większość musi też wystawiać.

Kluczowe zasady:
- Faktury przechowywane są centralnie przez 10 lat
- Duplikaty i noty korygujące znikają
- Faktury pro forma pozostają poza systemem
- PEF zostaje zintegrowany z KSeF
- Kod QR umożliwia weryfikację i dostęp anonimowy

Przygotuj się teraz. Przetestuj system. mpFaktura jest w pełni zgodna z KSeF 2.0 i obsługuje wszystkie wymagane funkcje: wystawianie, odbieranie, tryb offline, kody QR, certyfikaty.

Pobierz bezpłatną wersję testową mpFaktura i sprawdź, jak wygodnie obsłużysz KSeF w swojej firmie.

---

Źródła