Struktura faktury w KSeF: Pola obowiązkowe, GTU, UPO i wszystko, co musisz wiedzieć
Czym jest struktura faktury w KSeF?
Struktura faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to ustandaryzowany, logiczny schemat w formacie XML (nazywany FA), który precyzyjnie definiuje wszystkie elementy, jakie może zawierać e-faktura. Struktura ta dzieli dane na pola obligatoryjne (wymagane przez ustawę o VAT), opcjonalne (wymagane w określonych sytuacjach, np. przy odwrotnym obciążeniu) oraz fakultatywne (dobrowolne, ale często kluczowe dla biznesu, np. numer zamówienia). Każda faktura wysłana do KSeF musi być zgodna z tym schematem. Po pomyślnej walidacji, system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który staje się oficjalnym potwierdzeniem jej wprowadzenia do obrotu prawnego, a podatnik może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) [1].
Numer KSeF a numer faktury: dwie różne rzeczy
Jedną z najważniejszych zmian, jakie wprowadza KSeF, jest rozróżnienie między dwoma kluczowymi numerami na fakturze. Zrozumienie tej różnicy jest fundamentalne.
- Numer faktury (pole
P_2): To Twój dotychczasowy, kolejny numer faktury, nadawany w ramach jednej lub więcej serii w Twojej firmie. Nadal masz obowiązek go stosować i zachować unikalność własnej numeracji. To ten numer kontrahent będzie podawał przy płatnościach. - Numer Identyfikujący KSeF: To unikalny, 35-znakowy numer nadawany automatycznie przez system po poprawnym przetworzeniu faktury. Staje się on oficjalnym identyfikatorem dokumentu w obrocie prawnym i jest dowodem na to, że faktura została skutecznie wystawiona. To właśnie data przesłania faktury do KSeF jest uznawana za datę jej wystawienia [1].
Przykład: Wystawiasz fakturę o numerze
FV/150/12/2026. Po wysłaniu jej do KSeF, system nada jej zupełnie inny numer, np.9999999999-20261215-AB1234-CD5678-EF. Oba numery są ważne i funkcjonują równolegle.
Pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne: co musisz wypełnić?
Struktura logiczna FA(3), która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, dzieli pola na trzy kategorie. Ich zrozumienie jest kluczowe, aby uniknąć odrzucenia faktury przez system.
Tomek prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Przez pierwszy tydzień korzystania z KSeF system odrzucił mu 12 faktur. Powód? Pominął NIP nabywcy przy sprzedaży na firmę. Każda poprawka to stracony czas i nerwy. Po przejściu na mpFaktura, program automatycznie waliduje wszystkie pola przed wysyłką. Od trzech miesięcy nie miał ani jednego odrzucenia.
| Typ pola | Opis i przykłady |
|---|---|
| Obligatoryjne | Muszą być zawsze wypełnione. Ich brak spowoduje odrzucenie faktury. Przykłady: NIP sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia, numer faktury (P_2), kwoty netto, VAT i brutto. |
| Opcjonalne | Wypełniasz je tylko wtedy, gdy wymaga tego specyfika transakcji. Przykłady: adnotacja "odwrotne obciążenie", podstawa prawna zwolnienia z VAT, numer VAT-UE przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych. |
| Fakultatywne | Możesz je wypełnić, ale nie musisz. Służą do umieszczania dodatkowych, często kluczowych dla biznesu informacji. Przykłady: numer zamówienia, numer umowy, termin płatności, numer rachunku bankowego, kod PKWiU. |
Nowe pola w strukturze KSeF: więcej danych, więcej możliwości
KSeF wprowadza wiele nowych, dedykowanych pól, które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie transakcji. Dzięki nim faktura staje się znacznie bogatszym źródłem informacji.
Najważniejsze nowe elementy fakultatywne:
- Numer umowy: Możliwość powiązania faktury z konkretną umową.
- Numer dokumentu WZ: Powiązanie z dokumentem wydania z magazynu.
- Kody PKWiU i CN: Ułatwienie klasyfikacji towarów i usług.
- Kod PKOB: Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych dla usług budowlanych.
- Warunki płatności: Dedykowane pola na termin płatności (data lub opis, np. "14 dni").
- Kurs waluty: Pole na kurs użyty do przeliczenia podatku VAT przy fakturach walutowych.
- Link do płatności: Możliwość umieszczenia bezpośredniego linku do bramki płatniczej.
Kody GTU i oznaczenia procedur: czy trzeba je stosować na fakturze?
Wiele kontrowersji budzi kwestia umieszczania na fakturze kodów GTU i oznaczeń procedur (np. TP, FP), które znamy z plików JPK_VAT. Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
Umieszczenie kodów GTU i oznaczeń procedur na fakturze w KSeF jest w pełni dobrowolne (fakultatywne) [1].
Oznacza to, że nie masz obowiązku ich stosowania. Ich dodanie może znacznie ułatwić późniejsze przygotowanie pliku JPK_VAT, ponieważ program księgowy będzie mógł automatycznie pobrać te dane z faktury.
Anna jest księgową w biurze rachunkowym obsługującym 47 firm. Przed KSeF ręcznie uzupełniała kody GTU w JPK_VAT. To zajmowało około 3 godzin miesięcznie na każdego klienta. Teraz, gdy jej klienci używają mpFaktura i dodają kody GTU na etapie wystawiania faktury, import do JPK zajmuje kilka minut. Zaoszczędzony czas: ponad 140 godzin miesięcznie.
Typy faktur w KSeF: VAT, KOR, ZAL, ROZ
Struktura KSeF jest przygotowana na obsługę różnych typów faktur, które określa się w polu RodzajFaktury.
| Typ faktury | Opis |
|---|---|
| VAT | Standardowa faktura dokumentująca sprzedaż. |
| KOR | Faktura korygująca. Musi zawierać numer KSeF korygowanej faktury, jeśli była ona wystawiona w systemie. |
| ZAL | Faktura zaliczkowa, dokumentująca otrzymanie części lub całości zapłaty przed dokonaniem dostawy. |
| ROZ | Faktura rozliczeniowa, wystawiana po wydaniu towaru, do wcześniejszej faktury (lub faktur) zaliczkowej. |
| UPR | Faktura uproszczona (paragon z NIP do 450 zł). |
Załączniki: tylko w określonych przypadkach
Co do zasady, KSeF nie pozwala na dodawanie dowolnych załączników (np. protokołów odbioru w PDF). Wyjątkiem są sytuacje, gdy faktura dokumentuje bardzo dużą liczbę pozycji. W takim przypadku, po uprzednim zgłoszeniu do urzędu skarbowego, możliwe jest dołączenie załącznika zawierającego szczegółowe dane o towarach lub usługach [1].
Jak sobie z tym radzić? Wszelkie dodatkowe informacje, które do tej pory umieszczałeś w załącznikach, możesz teraz wpisać w dedykowanych polach fakultatywnych lub w polu
DodatkowyOpis, które pozwala na dodanie do 10 000 dodatkowych par klucz-wartość.
UPO: Twoje potwierdzenie odbioru
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to dokument generowany przez KSeF po pomyślnym przetworzeniu faktury. Jest to jedyny oficjalny dowód na to, że faktura została skutecznie wystawiona i wprowadzona do obrotu.
Marek prowadzi firmę transportową. Podczas kontroli skarbowej urzędnik poprosił o dowód wystawienia trzech faktur sprzed 8 miesięcy. Marek otworzył mpFaktura, wpisał numery faktur i w 30 sekund miał wydrukowane UPO dla każdej z nich. Kontrola zakończyła się bez zastrzeżeń.
Dobre oprogramowanie finansowo-księgowe, takie jak mpFaktura, automatycznie pobiera i archiwizuje UPO dla każdej wysłanej faktury, dając Ci pełen spokój i bezpieczeństwo.
Nie ryzykuj odrzuconych faktur
mpFaktura automatycznie waliduje wszystkie pola przed wysyłką do KSeF.
Przetestuj za darmo i sprawdź, jak proste może być fakturowanie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy muszę umieszczać na fakturze numer rachunku bankowego?
Nie, pole na numer rachunku bankowego jest fakultatywne. Jego umieszczenie jest dobrą praktyką, która ułatwia kontrahentowi dokonanie płatności.
2. Co się stanie, jeśli pominę pole obowiązkowe?
KSeF odrzuci taką fakturę i nie zostanie jej nadany numer identyfikacyjny. Otrzymasz komunikat o błędzie z informacją, którego pola brakuje. Będziesz musiał poprawić fakturę i wysłać ją ponownie.
3. Czy w KSeF można wystawić fakturę pro forma?
Nie. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie jest obsługiwana przez KSeF. Takie dokumenty należy nadal wystawiać poza systemem.
4. Czy mpFaktura obsługuje wszystkie typy faktur w KSeF?
Tak. mpFaktura pozwala wystawiać faktury VAT, korygujące (KOR), zaliczkowe (ZAL), rozliczeniowe (ROZ) i uproszczone (UPR). System automatycznie wypełnia wymagane pola dla każdego typu.
5. Jak długo muszę przechowywać UPO?
UPO należy przechowywać przez taki sam okres jak faktury, czyli 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. mpFaktura automatycznie archiwizuje wszystkie UPO.
Źródła:
[1] Ministerstwo Finansów. (2025, wrzesień). Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3). Krajowy System e-Faktur. Dostępne na: https://ksef.podatki.gov.pl/media/0ivha0ua/broszura-informacyjna-dotyczaca-struktury-logicznej-fa-3.pdf